Tratamiento de los materiales

Objetivos del control
Los objetivos del control de materiales pueden enumerarse sinteticamente como:

• Las compras centralizadas no deben comprometer los fondos del ente, sin la debida autorización para hacerlo.
• No deben aceptarse los materiales que no hayan sido pedidos no que no están de acuerdo a las especificaciones
• Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y se han cargado los costos adecuados de los gastos incurridos.
• Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.
• Adecuado control de los costos de los materiales utilizados
• Equilibrio adecuado entre: inversión en inventarios y costos incurridos en adquisición, utilización, almacenamiento, pérdidas por interrupción y ventas perdidas.

De acuerdo a la diferentes estructuras organizacionales de los entes, dichos sectores intervinientes pueden estar reprecentados por unidades estructurales (departamentos, sectores, secciones) o simplemente por el cumplimiento de dichas funciones en pocas o una sola unidad estructural.

Compras:
Es responsable de la adquisición de materiales al precio más bajo y según las especificaciones estipuladas por el sector planeamiento de las compras.
sus responsabilidades incluyen:

• Obtener cotizaciones de precios.
• Determinar el proveedor de acuerdo a: precio, calidad, tiempo de entrega y fletes.
• Determinar el tamaño de la compra de acuerdo a: bonificaciones, fletes, manejo de materiales, limitaciones de espacio, costos de pedidos, costos del capital.
• Emisión de las órdenes de compra (provisión).

La fuente de inicio es la "requisitoria de compra" que indica:

• La cantidad y especificaciones de cada articulo deseado.
• La fecha estimativa de entrada a almacenes.
• Eventualmente, sugiere un proveedor.

Determinado el proveedor, emite la "orden de compra" que es una autorización por escrito que indica:

• El proveedor.
• La cantidad de material solicitado.
• especificaciones técnicas.
• términos estipulados
• lugar y fecha de entrega
• valores monetarios convenidos (unitarios y totales)
• Eventualmente, fecha y forma de pago

Dicho documento tiene los siguientes propósitos:

• Autorizar al vendedor para hacer el envío.
• Notificar a recepción sobre le probable envío.
• Notificar a planeamiento sobre la colocación del pedido.
• Notificar a contabilidad financiera acerca de los compromisos de pagos,

Recepción e inspección
Tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados, verificar el contenido de envíos, llenar los documentos adecuados y transportar los materiales a los almacenes.

sus responsabilidades incluyen:

• Recibir y verificar los artículos y cantidades, cotejando con: orden de compra y factura o remito del proveedor.
• Informar sobre faltantes, daños y eventuales devoluciones
• confeccionar actas de recepción
• Remitir los materiales al almacén
• Cuando por las características del ente lo indiquen, cumple simultáneamente la funciones de inspección que comprende: verificacion de las especificaciones físico-química, generalmente la realiza un laboratorio, confeccionar el acta de inspección.

El documento que emite "el acta de recepción" generalmente contiene:

• Datos y documentación del proveedor.
• Cantidades y descripción de los materiales recepcionados
• Condiciones físicas de los materiales recepcionados.

Cuando simultaneamente cumple las funciones de inspección emite el acta de recepción e inspección, que contiene además:

• Cantidad de materiales inspeccionados.
• estado de los mismos.
• Eventuales rechazos.

Dichos documentos tienen los siguientes propósitos:

• Informar al almacén
• Informar a compras sobre la recepción.
• Informar a planeamiento de compras.
• Informar a contabilidad financiera para su verificación con la factura del proveedor.

Almacén de materiales
Responsable de la custodia y su posterior despacho a los sectores usuarios de los materiales.
Sus responsabilidades incluyen:

• Recepción, verificación y almacenamiento de los materiales
• Conservación de los mismos.
• Registración de los ingresos, consumos y existencias de materiales en las fichas del mayor de materiales.
• Entrega a los sectores que requieren materiales.
• Confección de los vales de despacho.
• confección de los resúmenes de inventario.

Emite la siguiente documentación:

• Ficha del mayor de materiales: en la misma se registra en forma cronológica y permanente en fichas individuales por articulo, las cantidades físicas y monetarias de: los ingresos, las salidas de consumo y el saldo de dicha stock de dicho material.
• Vale de despacho: se emite por cada envío a los sectores que lo requieren, indicando: material transferido, cantidades físicas, costo unitario y total, identificación (cuenta y/o código) de la unidad de costeo receptora del material.
• Resumen de inventario: de características periódicas que indica, en valores físicos y monetarios los materiales que se encuentran en stock en los almacenes.

Departamentos de producción u otros sectores:
Responsable sobre el control de los materiales en la utilización para la producción u otra actividad.
Sus responsabilidad incluyen:

• Comparación de las cantidades utilizadas por unidad de costo en el período con datos estadísticos anteriores.
• Comparación de las cantidades utilizadas por unidad de costo en el período con la cantidad estándar o estimados.
• emisión de informes de desperdicios.
• Emisión de la "requisición de materiales".

Emite la siguiente documentación:

• Requisición de materiales: se emite ante el requerimiento de un determinado material para su uso, indicando: sector solicitantes, identificación del material solicitado, cantidades requeridas, identificación (cuenta y/o código) de la unidad de costeo o a la cual apropiar el material.

Planificación de compras
Responsables de la planificación de las compras en función a los requerimientos, existencias y tiempos de entregas de materiales.

Sus responsabilidades incluyen:

Mantenimiento de existencias "equilibradas" de materiales en función a los requerimientos de utilización, existencias en almacenes y tiempos de demora en contar con los mismos, a efectos de:

• No tener excesos, dado la inmovilización de capital, pérdidas por deterioros, espacios escasos de almacenamiento, costo de oportunidad del capital, etc.
• No tener escasez, dado las probables interrupciones en la producción, costo de preparación de máquinas, costo de pedidos, etc.
• Planificar las compras y emitir la requisitoria de compras.

Emite la siguiente documentación:
Requisitoria de compras, que contiene:

1. Cantidades y especificaciones de los materiales.
2. Fecha probable de ingreso de los mismos a los almacenes.
3. Eventualmente probables proveedores.

Tratamiento de los costos de los sectores de control:
El tratamiento de los gastos, aunque en realidad se trata de costos, de los distintos sectores o funciones del control de los materiales plantea distintas alternativas, según el método de costeo o la aplicación de normas técnica contables en aplicación en el ente.
No obstante que dichos costos deberían estar incorporados en el costo de las mercaderías que se consumen, específicamente en el caso de los almacenes, existen distintas teorías acerca del tratamiento que deben recibir los costos asignados a dichas funciones y en especial en aquellos entes en que dichas funciones están representadas por unidades de costeo estructurales.

En el costeo variable
Los conceptos insumidos por las distintas unidades de costeo estructurales del control de materiales apropiarlos a costos del período ya que los mismos son clasificados como costos fijos y cancelarlos periódicamente contra cuentas de resultados.

En el costeo por absorción o integral:
En el caso de los insumos apropiados a las funciones de compras, recepción e inspección y planeamiento de compras se los puede capitalizar en el valor de los materiales ingresados, incorporándolos, mediante la aplicación de una tasa a los valores de las compras ingresadas al ente, tasa que surgirá de la relación entre:

Tasa de absorción: Presupuesto de gastos del período
                              Presupuesto de compras del período

Determinando el valor de ingreso de los materiales a los almacenes, como:
Valor del ingreso= valor de adquisición por unidad + tasa de absorción por unidad

Otra alternativa es la de tratar a las funciones de compras, recepción e inspección, almacenes y planeamiento de compras, como departamento de servicios y, por consiguiente, los insumos apropiados a dichas unidades de costeo estructurales distribuirlos a los sectores beneficiados por medio de bases de distribución, de esta manera estamos "capitalizando en el costo de la producción procesada en el periodo, dado que los centros productores recuperarán sus cargos por medio de sus cargas fabriles.

Determinaciones:

1. Determinación del tamaño óptimo de las cantidades pedidas:

En general es una decisión gerencial que puede estar apoyado por técnicas o métodos que apoyen dicha decisión.
En teoría se manejan dos métodos para establecer el tamaño de cada pedido, cada uno con ventajas y limitaciones.

Coeficientes de rotación de inventarios:
El coeficiente de rotación de inventarios se calcula por medio de la siguiente relación:

coeficiente de rotación= Costo del inventario en existencia
                                      Valor de las compras del período

Dicho coeficiente puede expresarse en términos de tiempo (días, meses) determinando el período de tiempo que podemos hacer frente a los consumos en el inventario existente.
Dicho período puede compararse con pronósticos estándares y/o pronósticos de pedidos.
Las limitaciones de este método es que no toma en consideración los costos del pedido, las bonificaciones por grandes compras o estacionalidad, fletes o los costos del mantenimiento del inventario respectivamente.

De los costos totales combinados mínimos de pedido y de mantenimiento del inventario:
El tamaño óptimo del pedido se logra cuando el total de costos combinados de pedidos y mantenimiento del inventario están en el punto más bajo, es decir, sean mínimos.
Los costos totales de pedidos están compuestos de los costos de compra, las bonificaciones por cantidad, ahorro de fletes, etc., en general, podemos decir que cuando aumenta el tamaño de las cantidades de cada compra, disminuyen los costos totales de pedidos.
Cuando trabajamos con información predeterminada debemos confeccionar un presupuesto de los costos relacionados con los pedidos, estimando el costo de cada pedido a efectos de que al determinar el total de pedidos del período podamos estimar el costo total de pedidos.
Los costos de mantenimiento del inventario incluyen los relacionados con el manejo de materiales, el valor del espacio de almacenamiento, los intereses del capital invertido en inventarios, deterioros, etc., podemos decir que los costos de mantenimiento de inventarios disminuyen cuando aumenta el tamaño de las cantidades de cada compra.
Debemos confeccionar un presupuesto de los costos relacionados con el mantenimiento del inventario, estimando el costo de mantener una unidad en existencia durante un período determinado de tiempo a efectos de que al determinar el inventario promedio, podamos estimar el costo total de mantener el inventario.

Costo total de pedidos:
A efectos de la determinación del costo total de los pedidos, debemos predeterminar la siguiente información, de acuerdo a los antecedentes del ente mencionados precedentemente.
R= Cantidad de unidades de consumo del período.
S= Costo estimado de la realización de cada período.
Siendo Q = el valor de la incógnita, es decir la "cantidad de unidades de cada pedido"

Cantidad de pedidos a realizar = R
                                                  Q

Costo total de pedidos = R  * S
                                       Q

A efectos de la determinación del costo total de mantenimiento del inventario, debemos predeterminar la siguiente información, de acuerdo a los antecedentes del ente mencionados precedentemente.
I = Costo de mantener el inventario por unidad por el período.
Debiendo determinar cuál es el inventario promedio que mantendremos en el período, de acuerdo al ciclo del inventario.
Es decir, que el inventario promedio en existencia es Q
                                                                                2
Por ello el costo total de mantenimiento del inventario es Q  *  I
                                                                                       2
Si igualamos el costo total de pedidos y el costo total de mantenimiento del inventario obtenemos el punto en el que los costos totales combinados son mínimos.

                                                          R  *  S = Q  *  I
                                                          Q             2
Despejando el valor de Q