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domingo, 20 de marzo de 2011

Contabilidad de costos- de las devoluciones internas

Cuando se originan devoluciones, de los sectores usuarios de los mismos, de determinados materiales, por distintas causas, originan ingresos al almacén.
Los ingresos de esos materiales tendrán distinta imputación contable interna, en función a los siguientes casos:

Materiales que mantienen sus condiciones normales de uso: En estas situaciones dichos materiales ingresan al almacén como tales, debiendo en lo posible incorporarse a los inventarios a los mismos valores con que se despacharon. de no ser posible determinar el valor del despacho deberán ingresar a un valor tal que no altere los costos unitarios de las existencias.

Materiales deteriorados en el sector al cual fueron transferidos:
  • Los materiales ingresan al almacén en condiciones distintas a la de su condición normal de uso y como tal deberán ser registradas en cuentas distintas, que reflejan su nueva condición a efectos de no ser erróneas las cantidades en existencias del material de origen.
  • Dicho material podrá recuperar su condición original mediante un proceso ad hoc con su costo correspondiente, por lo que deberá ingresar a los almacenes con un valor distintos al original o caso contrario - imposibilidad de volver a su condición original- podrá tener un valor de recupero dado generalmente por el mercado.
  • La diferencia entre el valor original y el valor de recupero se entiende que es responsabilidad del sector en el cual fue provocado, por ello deberá asumirse esa diferencia como tal. Cuando el sector usuario fue el proceso productivo esa diferencia deberá ser considerado como una carga fabril del mismo.
De los relevamientos físicos:
Bajo un sistema de inventario contable permanente las cifras que aparecen en los libros para el inventario final es una cifra que reprecenta los saldos de las cuentas, la cual debe verificarse periódicamente contando físicamente los artículos y su posterior valuación.
Ese conteo se denomina relevamiento físico.
Para propósitos de información externa, el inventario físico completo se hace normalmente al cierre del ejercicio económico, para aliviar la presión de provocar un cierre temporal, generalmente las industrias utilizan un método de inventarios continuos o programados.
El inventario programado permite realizar el conteo y la verificación de los registros por medio de un equipo ad hoc de personas que, en forma continua realiza relevamientos físicos de acuerdo a un plan predeterminado. Esta técnica permite actuar por defecto, es decir, aquellos materiales que presentan diferencias no justificadas son verificadas en más de una oportunidad en el ejercicio.

Valuación de salidas de los almacenes de materiales

Ante iguales cantidades de materiales ingresados y salidos los saldos monetarios pueden no ser iguales según los métodos de valuación aplicados, ya que producen resultados divergentes y dan lugar a valuaciones diferentes de los materiales, en los costos de producción, los resultados e inventarios.

Métodos de valuación de los materiales transferidos
Debido a la fluctuación de los precios, afectados por factores monetarios, económicos, tamaño del pedido, periodicidad, etc., el inventario puede contener artículos idénticos adquiridos a distintos costos.
Independientemente de los criterios de valuación de los consumos de materiales (salida de los almacenes) exigidos por las normas técnicas profecionales o por la legislación tributaria vigente para la valuación de los mismos cuando, cronológicamente, tiene distintos valores de ingresos se pueden seleccionar distintos métodos de acuerdo a la consideración de, entre otros, los siguientes factores:
  • Tipos de productos elaborados.
  • sistemas de costos empleados.
  • Política de reposición.
  • Forma de almacenaje.
  • Grado de variación del factor monetario de la economía.
  • Antiguedad del inventario.
  • Situación del ente en el mercado.
  • Etc.
Un sistema puede ser adecuado para un ente y no para otro, o ventajoso o no, en un determinado momento de la vida del ente e inclusive puede aplicar métodos alternativos en almacenes distintos.

Métodos:

Costo especifico:
Valorizar cada partida salida del almacén a su precio real de ingreso.
Su aplicacion exige distinguir físicamente los ingreso de un mismo producto depositado en los almacenes, lotes, partidas e identificar a que entrada corresponden los bienes expedidos.
Este método puede ser apropiado cuando se llevan materiales especiales para trabajos específicos basados en pedidos.

Lote mas antiguo
Valorizar las salida del almacén a los costos unitarios de los primeros materiales ingresados que están todavía en inventario.
Este método también es conocido con las siguientes denominaciones:
  • P.E.P.S - Primero entrado primero salido.
  • F.I.F.O. - First in first out.
Su aplicación exige que en el saldo de los mayores analíticos se desglosen con claridad las cantidades físicas y los costos unitarios de cada compra.
Con la aplicacion d este método el flujo de materiales a producción en proceso se realiza a los costos unitarios mas antiguos que, en los periodos de desvalorización monetaria, implica utilizar valores monetarios menores a los reales.
Las existencias reflejan la situación de plaza o al menos a valores más cercanos a los corrientes de plaza.

Lote mas recientes
Valorizar las salida el almacén a los costos unitarios de los últimos materiales ingresados que están todavía en inventario.
Este método también es conocido con las siguientes denominaciones:
  • U.E.P.S - Ultimo entrado primero salido.
  • L.I.F.O - Last in first out.
Su aplicacion exige que en el saldo de los mayores analíticos se desglosen con claridad las cantidades físicas y los costos unitarios de cada compra.
Con la aplicacion de este método, el flujo de materiales a producción en proceso se realiza a los costos unitarios de las entradas mas recientes, implica utilizar valores monetarios más cercanos a los de reposicion o reales.
Las existencias quedan valorizados a costos unitarios más antiguos que, en los periodos de desvalorización monetaria, implica utilizar valores monetarios menores a los reales, por ello se dice que los mismos tienen un valor monetario contable no real.

Precio promedio ponderado
Valorizar las salidas del almacén a los costos unitarios promedios de los materiales en inventario.
Este método también es conocido con las siguientes denominaciones:
  • P.P.P - Precio promedio ponderado.
  • C.P.M. - Costo promedio móvil
Su aplicación exige la determinación de un nuevo costo promedio ante el ingreso de nuevos materiales, que se determina relacionando el costo total de las existencias y las cantidades físicas en existencia no siendo necesario el desglose de las cantidades físicas y los costos unitarios de cada compra.
Tanto el flujo de materiales a producción en proceso como la existencias se valúan a costos promedio, por lo que en periodos de desvalorización monetaria los nuevos costos unitarios se incrementan.

Costos de reposición
Valorizar las salidas del almacén a los costos unitarios cercanos a la fecha de la transferencia.
Su aplicación exige la determinación del costo unitario, basado en fuentes confiables, como ser:
  • Cotizaciones o lista de precios de proveedores.
  • ordenes de compra, provision colocadas.
  • Cotizaciones publicadas en boletines, periódicos o revistas.
En caso de no contarse con dicha informaciones podrán emplearse aproximaciones basadas en:
  • Reexpreciones de los costos unitarios por la aplicación de índices específicos.
  • Presupuestos actualizados de costos cuando se trate de productos semielaborados procesados por el ente.
Con la aplicación de este método el flujo de materiales a producción en proceso se realiza a los costos unitarios reales.
Las existencias quedan valorizadas a costos unitarios contables que, en los periodos de desvalorización monetaria, puede implicar que el costo total de las existencias pueda quedar expresados en magnitudes negativas, por ello es un método extra contable y generalmente utilizados en costos para la fijación de precios de ventas.

Las resoluciones técnicas de la FACPCE que tratan sobre la preparación de los estados contables materializan los criterios de valuación (valor corriente) a aplicar y fijan los requisitos para la determinación de los costos de reposición y los criterios cuando dichos precios estén medidos en moneda extranjera.

ejemplo de incidencia de la aplicacion de métodos alternativos en los costos, resultados e inventarios ante cantidades y costos de ingreso y consumos iguales.

MÉTODO
INGRESOS
CONSUMOS
EXISTENCIAS
P.E.P.S.
5.102,50
3.258,75
1.843,75
U.E.P.S.
5.102,50
3.321,15
1.710,00
P.P.P.
5.102,50
3.321,15
1.781,35


Del valor de adquisición y del ingreso a almacenes.

Valor de adquisición
A efectos de la determinación del valor de adquisición de los materiales ingresados al ente, existen distintas teorías o enfoques, que analizaremos a continuación:

"es la expresión cuantitativa monetaria de bienes adquiridos disponibles para ser utilizados por el ente"

"El costo de un bien adquirido, es la suma del precio que debe pagarse al contado y de la pertinente porción asignable de los gastos de compras y control de calidad"

Podemos decir que el valor de adquisición se conforma con:
  • El valor bruto de la factura del proveedor (VBF).
  • Las bonificaciones comerciales (B).
  • Descuentos financieros o intereses implícitos (D).
  • Los gastos o costos de acarreo, seguros, carga y descarga y otros factores inherentes (G).
Valor de adquisición = VBF - B + G

Siendo motivo de controversias de acuerdo a las distintas teorías o enfoques, el tratamiento de los descuentos financieros y, eventualmente, de los intereses implícitos de la operación.
Si analizamos la aplicación de la resolucion tecnica Nº 17 de la FACPCE, se deben deducir del valor de factura los descuentos financieros y eventualmente los intereses implícitos correspondientes.

Por ello, el valor de adquisición se expresaría como:

Valor de adquisición = VBF - B - D + G

Siendo D descuentos financieros e intereses implícitos.

Determinandos analistas de costos consideran que los descuentos financieros originados por tener el ente una determinada capacidad financiera, deben quedar reflejados como resultados de dicha función, es decir, que no deben se deducidos del valor de factura.

Valor de ingreso en almacenes:
Si aplicamos la resolución técnica Nº 17 de la FACPCE al valor de adquisición debemos agregarle una porción de los gastos de la función de compras y control de calidad (función recepción e inspección), respectivamente.

Valor de ingreso = V. adquisición + % compras + % recepción e inspección.

En un sistema de costeo por absorción o integral, cuando las funciones de compras, recepción e inspección y planeamiento de compras se los capitaliza en el valor de los materiales ingresados, incorporándolos, mediante la aplicación de una tasa a los valores de las compras ingresadas al ente, el valor del ingreso de los materiales estará conformado por:
Valor del ingreso = V. adquisición + tasa de absorción costos sectoriales

Tratamiento de los materiales

Objetivos del control
Los objetivos del control de materiales pueden enumerarse sinteticamente como:
  • Las compras centralizadas no deben comprometer los fondos del ente, sin la debida autorización para hacerlo.
  • No deben aceptarse los materiales que no hayan sido pedidos no que no están de acuerdo a las especificaciones
  • Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y se han cargado los costos adecuados de los gastos incurridos.
  • Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.
  • Adecuado control de los costos de los materiales utilizados
  • Equilibrio adecuado entre: inversión en inventarios y costos incurridos en adquisición, utilización, almacenamiento, pérdidas por interrupción y ventas perdidas.
De acuerdo a la diferentes estructuras organizacionales de los entes, dichos sectores intervinientes pueden estar reprecentados por unidades estructurales (departamentos, sectores, secciones) o simplemente por el cumplimiento de dichas funciones en pocas o una sola unidad estructural.

Compras:
Es responsable de la adquisición de materiales al precio más bajo y según las especificaciones estipuladas por el sector planeamiento de las compras.
sus responsabilidades incluyen:
  • Obtener cotizaciones de precios.
  • Determinar el proveedor de acuerdo a: precio, calidad, tiempo de entrega y fletes.
  • Determinar el tamaño de la compra de acuerdo a: bonificaciones, fletes, manejo de materiales, limitaciones de espacio, costos de pedidos, costos del capital.
  • Emisión de las órdenes de compra (provisión).
La fuente de inicio es la "requisitoria de compra" que indica:
  • La cantidad y especificaciones de cada articulo deseado.
  • La fecha estimativa de entrada a almacenes.
  • Eventualmente, sugiere un proveedor.
Determinado el proveedor, emite la "orden de compra" que es una autorización por escrito que indica:
  • El proveedor.
  • La cantidad de material solicitado.
  • especificaciones técnicas.
  • términos estipulados
  • lugar y fecha de entrega
  • valores monetarios convenidos (unitarios y totales)
  • Eventualmente, fecha y forma de pago
Dicho documento tiene los siguientes propósitos:
  • Autorizar al vendedor para hacer el envío.
  • Notificar a recepción sobre le probable envío.
  • Notificar a planeamiento sobre la colocación del pedido.
  • Notificar a contabilidad financiera acerca de los compromisos de pagos,
Recepción e inspección
Tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados, verificar el contenido de envíos, llenar los documentos adecuados y transportar los materiales a los almacenes.

sus responsabilidades incluyen:
  • Recibir y verificar los artículos y cantidades, cotejando con: orden de compra y factura o remito del proveedor.
  • Informar sobre faltantes, daños y eventuales devoluciones
  • confeccionar actas de recepción
  • Remitir los materiales al almacén
  • Cuando por las características del ente lo indiquen, cumple simultáneamente la funciones de inspección que comprende: verificacion de las especificaciones físico-química, generalmente la realiza un laboratorio, confeccionar el acta de inspección.

El documento que emite "el acta de recepción" generalmente contiene:
  • Datos y documentación del proveedor.
  • Cantidades y descripción de los materiales recepcionados
  • Condiciones físicas de los materiales recepcionados.
Cuando simultaneamente cumple las funciones de inspección emite el acta de recepción e inspección, que contiene además:
  • Cantidad de materiales inspeccionados.
  • estado de los mismos.
  • Eventuales rechazos.
Dichos documentos tienen los siguientes propósitos:
  • Informar al almacén
  • Informar a compras sobre la recepción.
  • Informar a planeamiento de compras.
  • Informar a contabilidad financiera para su verificación con la factura del proveedor.
Almacén de materiales
Responsable de la custodia y su posterior despacho a los sectores usuarios de los materiales.
Sus responsabilidades incluyen:
  • Recepción, verificación y almacenamiento de los materiales
  • Conservación de los mismos.
  • Registración de los ingresos, consumos y existencias de materiales en las fichas del mayor de materiales.
  • Entrega a los sectores que requieren materiales.
  • Confección de los vales de despacho.
  • confección de los resúmenes de inventario.
Emite la siguiente documentación:
  • Ficha del mayor de materiales: en la misma se registra en forma cronológica y permanente en fichas individuales por articulo, las cantidades físicas y monetarias de: los ingresos, las salidas de consumo y el saldo de dicha stock de dicho material.
  • Vale de despacho: se emite por cada envío a los sectores que lo requieren, indicando: material transferido, cantidades físicas, costo unitario y total, identificación (cuenta y/o código) de la unidad de costeo receptora del material.
  • Resumen de inventario: de características periódicas que indica, en valores físicos y monetarios los materiales que se encuentran en stock en los almacenes.

Departamentos de producción u otros sectores:
Responsable sobre el control de los materiales en la utilización para la producción u otra actividad.
Sus responsabilidad incluyen:
  • Comparación de las cantidades utilizadas por unidad de costo en el período con datos estadísticos anteriores.
  • Comparación de las cantidades utilizadas por unidad de costo en el período con la cantidad estándar o estimados.
  • emisión de informes de desperdicios.
  • Emisión de la "requisición de materiales".
Emite la siguiente documentación:
  • Requisición de materiales: se emite ante el requerimiento de un determinado material para su uso, indicando: sector solicitantes, identificación del material solicitado, cantidades requeridas, identificación (cuenta y/o código) de la unidad de costeo o a la cual apropiar el material.

Planificación de compras
Responsables de la planificación de las compras en función a los requerimientos, existencias y tiempos de entregas de materiales.

Sus responsabilidades incluyen:

Mantenimiento de existencias "equilibradas" de materiales en función a los requerimientos de utilización, existencias en almacenes y tiempos de demora en contar con los mismos, a efectos de:
  • No tener excesos, dado la inmovilización de capital, pérdidas por deterioros, espacios escasos de almacenamiento, costo de oportunidad del capital, etc.
  • No tener escasez, dado las probables interrupciones en la producción, costo de preparación de máquinas, costo de pedidos, etc.
  • Planificar las compras y emitir la requisitoria de compras.
Emite la siguiente documentación:
Requisitoria de compras, que contiene:
  1. Cantidades y especificaciones de los materiales.
  2. Fecha probable de ingreso de los mismos a los almacenes.
  3. Eventualmente probables proveedores.


Tratamiento de los costos de los sectores de control:
El tratamiento de los gastos, aunque en realidad se trata de costos, de los distintos sectores o funciones del control de los materiales plantea distintas alternativas, según el método de costeo o la aplicación de normas técnica contables en aplicación en el ente.
No obstante que dichos costos deberían estar incorporados en el costo de las mercaderías que se consumen, específicamente en el caso de los almacenes, existen distintas teorías acerca del tratamiento que deben recibir los costos asignados a dichas funciones y en especial en aquellos entes en que dichas funciones están representadas por unidades de costeo estructurales.

En el costeo variable
Los conceptos insumidos por las distintas unidades de costeo estructurales del control de materiales apropiarlos a costos del período ya que los mismos son clasificados como costos fijos y cancelarlos periódicamente contra cuentas de resultados.

En el costeo por absorción o integral:
En el caso de los insumos apropiados a las funciones de compras, recepción e inspección y planeamiento de compras se los puede capitalizar en el valor de los materiales ingresados, incorporándolos, mediante la aplicación de una tasa a los valores de las compras ingresadas al ente, tasa que surgirá de la relación entre:

Tasa de absorción: Presupuesto de gastos del período
                              Presupuesto de compras del período

Determinando el valor de ingreso de los materiales a los almacenes, como:
Valor del ingreso= valor de adquisición por unidad + tasa de absorción por unidad

Otra alternativa es la de tratar a las funciones de compras, recepción e inspección, almacenes y planeamiento de compras, como departamento de servicios y, por consiguiente, los insumos apropiados a dichas unidades de costeo estructurales distribuirlos a los sectores beneficiados por medio de bases de distribución, de esta manera estamos "capitalizando en el costo de la producción procesada en el periodo, dado que los centros productores recuperarán sus cargos por medio de sus cargas fabriles.

Determinaciones:

  1. Determinación del tamaño óptimo de las cantidades pedidas:
En general es una decisión gerencial que puede estar apoyado por técnicas o métodos que apoyen dicha decisión.
En teoría se manejan dos métodos para establecer el tamaño de cada pedido, cada uno con ventajas y limitaciones.

Coeficientes de rotación de inventarios:
El coeficiente de rotación de inventarios se calcula por medio de la siguiente relación:

coeficiente de rotación= Costo del inventario en existencia
                                      Valor de las compras del período

Dicho coeficiente puede expresarse en términos de tiempo (días, meses) determinando el período de tiempo que podemos hacer frente a los consumos en el inventario existente.
Dicho período puede compararse con pronósticos estándares y/o pronósticos de pedidos.
Las limitaciones de este método es que no toma en consideración los costos del pedido, las bonificaciones por grandes compras o estacionalidad, fletes o los costos del mantenimiento del inventario respectivamente.

De los costos totales combinados mínimos de pedido y de mantenimiento del inventario:
El tamaño óptimo del pedido se logra cuando el total de costos combinados de pedidos y mantenimiento del inventario están en el punto más bajo, es decir, sean mínimos.
Los costos totales de pedidos están compuestos de los costos de compra, las bonificaciones por cantidad, ahorro de fletes, etc., en general, podemos decir que cuando aumenta el tamaño de las cantidades de cada compra, disminuyen los costos totales de pedidos.
Cuando trabajamos con información predeterminada debemos confeccionar un presupuesto de los costos relacionados con los pedidos, estimando el costo de cada pedido a efectos de que al determinar el total de pedidos del período podamos estimar el costo total de pedidos.
Los costos de mantenimiento del inventario incluyen los relacionados con el manejo de materiales, el valor del espacio de almacenamiento, los intereses del capital invertido en inventarios, deterioros, etc., podemos decir que los costos de mantenimiento de inventarios disminuyen cuando aumenta el tamaño de las cantidades de cada compra.
Debemos confeccionar un presupuesto de los costos relacionados con el mantenimiento del inventario, estimando el costo de mantener una unidad en existencia durante un período determinado de tiempo a efectos de que al determinar el inventario promedio, podamos estimar el costo total de mantener el inventario.

Costo total de pedidos:
A efectos de la determinación del costo total de los pedidos, debemos predeterminar la siguiente información, de acuerdo a los antecedentes del ente mencionados precedentemente.
R= Cantidad de unidades de consumo del período.
S= Costo estimado de la realización de cada período.
Siendo Q = el valor de la incógnita, es decir la "cantidad de unidades de cada pedido"

Cantidad de pedidos a realizar = R
                                                  Q

Costo total de pedidos = R  * S
                                       Q

A efectos de la determinación del costo total de mantenimiento del inventario, debemos predeterminar la siguiente información, de acuerdo a los antecedentes del ente mencionados precedentemente.
I = Costo de mantener el inventario por unidad por el período.
Debiendo determinar cuál es el inventario promedio que mantendremos en el período, de acuerdo al ciclo del inventario.
Es decir, que el inventario promedio en existencia es Q
                                                                                2
Por ello el costo total de mantenimiento del inventario es *  I
                                                                                       2
Si igualamos el costo total de pedidos y el costo total de mantenimiento del inventario obtenemos el punto en el que los costos totales combinados son mínimos.

                                                          R  *  S = *  I
                                                          Q             2
Despejando el valor de Q